Światowa pandemia koronawirusa spowodowała, że znaczna część wydarzeń została odwołana lub przeniesiona. Branża konferencyjna w krótkim czasie zareagowała na zaistniałą sytuację i zaadaptowała swoje przestrzenie do nowej, zdalnej formuły. Jedną z pierwszych jednostek w Polsce, które wprowadziły działania związane z bezpieczeństwem sanitarnym było Lubelskie Centrum Konferencyjne. O zmianach w przemyśle projektowania doświadczeń rozmawiamy z dyrektorem Aleksandrem Batorskim.
Jak wyglądał początek 2020 roku?
Lubelskie Centrum Konferencyjne w ciągu ostatnich kilku lat stało się rozpoznawalnym miejscem na mapie wydarzeń nie tylko w Polsce, ale również w Europie. Potwierdzeniem tego jest miejsce w pierwszej trójce prestiżowego konkursu na najlepsze miejsce eventowe w Polsce. W tym roku chcieliśmy przede wszystkim umocnić naszą pozycję i zapraszać do Lublina kolejnych organizatorów wydarzeń z branży z całego świata.
Początek roku był dla nas bardzo dobry. Rezerwacje powierzchni w naszym obiekcie wybiegały na kilka miesięcy w przód. Porównując styczeń czy luty, do tego samego okresu w roku ubiegłym, liczba konferencji wzrosła dwukrotnie. Mogę powiedzieć, że ustanawialiśmy rekord związany z organizacją tego typu wydarzeń. Niestety przyszedł marzec i wszystkie plany zostały wstrzymane.
Jakie decyzje wtedy zapadły?
Byliśmy jedną z pierwszych jednostek w Polsce, która podjęła tak szybkie działania. Już w połowie marca podjęliśmy decyzję o pracy zdalnej. Wiedzieliśmy, że żaden z organizatorów konferencji nie zdecyduje się przyjechać i zorganizować wydarzenia stacjonarnie.
Pracę w nowych warunkach rozpoczęliśmy od kontaktu z klientami, którzy mieli już założone rezerwacje. Część z nich zdecydowała się przenieść konferencje na późniejsze terminy. Z pozostałymi dopracowaliśmy organizację w formie online. To wszystko spowodowało, że nie straciliśmy żadnego klienta.
Kolejnym, bardzo ważnym krokiem, była analiza kosztów i ich minimalizacja. Udało nam się znaleźć wiele pozycji, w których redukcja kosztów pozytywnie wpłynęła na nasze dalsze funkcjonowanie. Dziś mogę powiedzieć, że bilans za 2020 rok wcale nie będzie gorszy od poprzednich lat.
Co sprawiło, że wychodzicie Państwo obronną ręką w tej trudnej sytuacji?
Jednym z elementów była zmiana naszej oferty. Przekształciliśmy trzy sale w profesjonalne studia, służące organizacji konferencji online. Wprowadziliśmy możliwość transmisji wydarzeń z LCK w Internecie jako osobną usługę. Dotychczas zorganizowaliśmy już kilkadziesiąt wydarzeń tego typu i każde z nich było bardzo udane. Wciąż otrzymujemy wiele zapytań o zorganizowanie streamingu. Wiele osób uważa, że jest to bardzo proste do zrealizowania. Według niektórych wystarczy włączyć kamerę i rozpocząć transmisję. W rzeczywistości jest to szereg skomplikowanych działań podejmowanych przez cały zespół.
Muszę przyznać, że zostaliśmy dobrze przyjęci jako operator tego typu wydarzeń. Największe obiekty z branży zwracały się do nas z prośbą o porady czy szkolenia w tym zakresie. Myślę, że organizacja tego typu wydarzeń pozostanie na stałe w naszej ofercie. W przyszłości chcielibyśmy organizować wydarzenia w formie hybrydowej. Uczestnicy będą mogli przyjść i na żywo wziąć udział w wydarzeniu lub obejrzeć je w sieci.
Jakiego typu wydarzenia zostały zorganizowane w formie zdalnej?
Przekrój organizowanych wydarzeń jest bardzo duży. Dotychczas zorganizowaliśmy już kilkadziesiąt wydarzeń online w naszych przestrzeniach, co świadczy o bardzo dużym zainteresowaniu tego typu ofertą. Odbyły się między innymi spotkania z podróżnikami, koncert, największa konferencja online dla branży medycznej – I Wirtualny Kongres Medycyny Rodzinnej czy turniej piłki nożnej. Oczywiście wirtualny. Wydarzenie pt. „I Puchar Marszałka FIFA 20” jest dobrym przykładem ciekawej inicjatywy spowodowanej pandemią. Do udziału zaprosiliśmy piłkarzy, którzy przez dłuższy czas nie mogli mierzyć się ze sobą na boisku, do wspólnej rywalizacji w bezpiecznych warunkach. W organizacji pomogli nam profesjonalni komentatorzy – Tomasz Jasina i Arkadiusz Onyszko. W efekcie wirtualny turniej obejrzało ponad 20 tys. osób. To bardzo dobry wynik.
Jedną z ważniejszych kwestii przy organizacji wydarzeń jest dziś bezpieczeństwo. Jako Lubelskie Centrum Konferencyjne opracowaliście procedurę „Bezpieczna Konferencja”.
Wśród pracowników LCK jest osoba, która posiada wykształcenie w zakresie bezpieczeństwa. Wyznaczyliśmy zespół, który we współpracy z Departamentem Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego i Wojewódzkim Inspektorem Sanitarnym wspólnie opracował kluczowy w tym czasie dokument. Następnie opublikowaliśmy kompletną wersję procedury na naszej stronie i wdrożyliśmy do działania w obiekcie. Tekst był wielokrotnie cytowany w prasie branżowej. Co ważne, opracowane przez nas kilka miesięcy temu procedury są aktualne do dziś.
Jakie macie Państwo plany na przyszłość?
Tak jak wspomniałem na początku naszej rozmowy wielu klientów nie odwołało konferencji, a przełożyło je na późniejszy termin. Kalendarz jesienny oraz zimowy jest zapełniony zarówno wydarzeniami w tradycyjnej formie, jak i online. Z niecierpliwością czekamy na to, kiedy rząd pozwoli nam organizować wydarzenia czy konferencje w szerszym zakresie, ponieważ mimo możliwości ich organizacji wciąż obowiązuje wiele obostrzeń.
Dotychczas okres wakacji był czasem urlopowym i niewiele firm decydowało się na organizację wydarzeń w tym czasie. Myślę, że ten rok będzie inny i na to liczymy.
